ویژگی های سیستم اداری + راهنمای خرید
راهنمای خرید سیستم اداری برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد، چرا که انتخاب یک سیستم کارآمد می‌تواند بهره‌وری کارکنان را افزایش داده و هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را کاهش دهد. در این مقاله، با بررسی ویژگی‌های مهم سیستم‌های اداری، به شما کمک می‌کنیم تا با اطلاعات کافی و دقیق، یک سیستم اداری مناسب برای نیازهای خود انتخاب کنید.
با تکاف مگ همراه باشید.
معیارهای مهم در خرید سیستم اداری
برای خرید سیستم اداری مناسب، معیارهایی وجود دارد که کمک می‌کنند نیازهای روزانه و بلندمدت سازمان به‌خوبی پوشش داده شوند و بهره‌وری افزایش یابد. این معیارها شامل موارد زیر هستند:
۱. نیازهای سازمان: نوع فعالیت (مثل حسابداری، مهندسی، طراحی)، تعداد کاربران، مقیاس‌پذیری سیستم و سطح امنیت مورد نیاز سازمان، مشخص‌کننده نوع سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای لازم هستند.
۲. بودجه: شامل هزینه‌های اولیه خرید سخت‌افزار و نرم‌افزار و هزینه‌های جانبی مانند نگهداری، پشتیبانی و آموزش.
۳. سخت‌افزار: انتخاب سرور با قدرت پردازش کافی، حافظه رم مناسب، کلاینت‌های متناسب با نیاز کاربران و زیرساخت شبکه (روتر، سوئیچ، کابل‌کشی) که پاسخگوی حجم داده‌ها باشد.
۴. نرم‌افزار: نرم‌افزارهای کاربردی متناسب با وظایف مختلف (مانند CRM، HRM)، سیستم‌عامل (ویندوز، لینوکس، macOS) و پایگاه داده مناسب برای مدیریت اطلاعات.
راهنمای خرید کیس اداری
کیس سیستم اداری باید ابعاد مناسب و قابلیت تهویه هوای مؤثر داشته باشد تا از داغ شدن بیش از حد جلوگیری شود. جنس کیس از موادی مانند فولاد یا آلومینیوم ساخته می‌شود که مقاومت بالایی دارد. پردازنده‌های چند هسته‌ای از ضروریات سیستم‌های اداری هستند. پردازنده‌هایی با سرعت متوسط، مانند Intel Core i5 یا AMD Ryzen 5، گزینه‌های مناسبی برای سیستم‌های اداری به شمار می‌آیند. حافظه رم حداقل ۸ گیگابایت برای انجام فعالیت‌های روزمره کافی است و در صورت نیاز به پردازش‌های سنگین‌تر، ۱۶ گیگابایت توصیه می‌شود. درایو SSD که سرعت بالاتری نسبت به هارددیسک دارد، برای ذخیره‌سازی سریع‌تر اطلاعات ضروری است.
کارت گرافیک نیز در سیستم‌های اداری، به جز در موارد خاص، معمولاً اهمیت کمتری دارد. کارت گرافیک‌های داخلی اکثر پردازنده‌ها برای انجام وظایف روزمره کفایت می‌کنند. به همین دلیل، بسیاری از سیستم‌ها به کارت گرافیک جداگانه نیاز ندارند.
مانیتور مناسب برای سیستم اداری
انتخاب مانیتور یکی از مهم‌ترین مراحل خرید سیستم اداری است. مانیتور باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که استفاده طولانی‌مدت از آن باعث فشار به چشم نشود. برای سیستم‌های اداری، مانیتورهای ۲۴ اینچی با وضوح Full HD یا بالاتر، گزینه‌ای مناسب هستند. همچنین، فناوری‌هایی مانند کاهش نور آبی و قابلیت تنظیم ارتفاع و زاویه، از دیگر ویژگی‌های مهم مانیتورهای مناسب اداری به شمار می‌آیند. انتخاب نمایشگرهای مات به جای براق نیز به کاهش انعکاس نور و بهبود کیفیت تصویر در محیط‌های روشن کمک می‌کند.
در صورتی که نیاز به مشاهده همزمان چندین برنامه دارید، مانیتورهای عریض یا دو مانیتور نیز انتخاب‌های مناسبی هستند. این مانیتورها می‌توانند فضای کاری بیشتری فراهم کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.
ویژگی‌های صفحه‌کلید و موس در سیستم اداری
صفحه‌کلید و موس از اجزای ضروری سیستم اداری هستند که باید راحت و ارگونومیک طراحی شده باشند. صفحه‌کلیدهایی که دارای فاصله مناسب بین کلیدها و کلیدهای نرم هستند، به راحتی تایپ کردن کمک می‌کنند. همچنین، صفحه‌کلیدهای با نور پس‌زمینه برای کار در شرایط کم‌نور بسیار مفید هستند. برای استفاده راحت‌تر، صفحه‌کلیدهای ارگونومیک که حالت مچ دست را در وضعیت طبیعی قرار می‌دهند، گزینه‌های خوبی هستند. موس نیز باید دارای دقت بالا باشد تا کاربر بتواند به راحتی دستورات را اجرا کند. موس‌های با حسگر لیزری دقت بالاتری دارند و در سطح‌های مختلفی از جمله صاف و بافت‌دار عملکرد خوبی دارند. موس‌های ارگونومیک نیز فشار را از روی مچ دست برداشته و از بروز مشکلات جسمانی جلوگیری می‌کنند.
قابلیت‌های شبکه و ارتباطات
سیستم‌های اداری باید از قابلیت‌های ارتباطی قوی و پایدار برخوردار باشند. برای اتصال به شبکه، معمولاً نیاز به پورت‌های Ethernet و Wi-Fi داریم. اتصال به اینترنت سریع و پایدار برای انجام فعالیت‌های روزانه مانند ارسال ایمیل، وبگردی و استفاده از نرم‌افزارهای ابری ضروری است. پورت‌های USB 3.0 و 3.1 برای انتقال سریع داده‌ها و اتصال به دستگاه‌های جانبی مانند فلش مموری و هارددیسک‌های خارجی مهم هستند. همچنین، پورت‌های HDMI و DisplayPort برای اتصال به مانیتورها و دستگاه‌های دیگر به کار می‌روند. انتخاب دستگاه‌هایی با این پورت‌ها موجب سهولت در انجام امور اداری و ایجاد ارتباط‌های سریع و مؤثر می‌شود.
امنیت سیستم اداری
حفاظت از داده‌ها در سیستم‌های اداری یک امر ضروری است. استفاده از آنتی‌ویروس‌های معتبر و سیستم‌های فایروال برای جلوگیری از نفوذ ویروسها و حملات اینترنتی اهمیت دارد. برخی از سیستم‌ها امکانات امنیتی پیشرفته‌تری مانند اسکنر اثر انگشت و شناسایی چهره را ارائه می‌دهند. این ویژگی‌ها به حفاظت از اطلاعات محرمانه کمک می‌کنند و از دسترسی افراد غیرمجاز به دستگاه جلوگیری می‌کنند. برخی سیستم‌ها همچنین دارای نرم‌افزارهای رمزگذاری داده‌ها هستند که به حفاظت از اطلاعات حساس کمک می‌کنند. استفاده از رمزهای عبور پیچیده و تغییر مداوم آن‌ها نیز از روش‌های دیگر حفاظت از داده‌ها است.
جمع بندی
در خرید سیستم اداری استاندارد، توجه به جزئیات مختلف از جمله ویژگی‌های کیس، مانیتور، صفحه‌کلید، موس و قابلیت‌های شبکه و امنیت از اهمیت زیادی برخوردار است. با شناخت ویژگی‌های هر کدام از این اجزا و خرید سیستم مطابق با نیازهای خود، می‌توانید سیستم اداری مناسب و با کارایی بالا داشته باشید.
